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Due Diligence der Kommunikation – Factbook

Von Wolfgang Griepentrog

Durch ein neues systematisches Prüfverfahren – die „Due Diligence in der Unternehmenskommunikation“ – können Unternehmen mit überschaubarem Aufwand ihr Kommunikationsprofil entlang definierter Qualitätskriterien bestimmen. Sie erhalten den notwendigen 360°-Blick auf den aktuellen Zustand sowie die Potenziale der Kommunikation und damit eine berechenbare und nachvollziehbare Basis für Entscheidungen und konkrete Maßnahmenplanungen. In Form eines leicht durchführbaren Selbsttests ist die „Due Diligence in der Unternehmenskommunikation“ in der essential-Reihe bei SpringerGabler erhältlich. Für die vertiefende Analyse stehen entsprechende Fragebögen zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Dieses Factbook beantwortet alle wesentlichen Fragen zur Systematik, Umsetzung und zum Nutzen des Due Diligence Verfahrens.

Editorial

Dr. Wolfgang Griepentrog
Interim Manager und Kommunikationsberater

Wie gut können Sie die Performance und den Reifengrad Ihrer Kommunikation einschätzen? Welche Maßstäbe setzen Sie? Werden Strategien und Maßnahmen in der Praxis Ihrem Anspruch gerecht? Auf welcher Basis planen und rechtfertigen Sie künftige Aktivitäten und Ressourcen?

Immer häufiger hinterfragen Unternehmen entlang dieser Aspekte die Qualität ihres Kommunikationsmanagements und suchen Ansätze zur Optimierung und zur Weiterentwicklung. Die Rahmenbedingungen haben sich nämlich grundlegend verändert und es wird erwartet, dass die professionelle Kommunikation diesen veränderten Anforderungen gerecht wird und einen spürbaren (und messbaren) Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg liefert.

Mit der Due Diligence der Unternehmenskommunikation haben Wolfgang Griepentrog und Manfred Piwinger auf Basis langjähriger Praxis ein Verfahren zur Qualitätsprüfung entwickelt, das Transparenz schafft und Verbesserungs- sowie Effizienzsteigerungspotenziale aufzeigt. Der Vorteil: Es lässt sich sich ohne großen Aufwand umsetzen, zum Beispiel in Form eines strukturierten Workshops, und liefert genau die Erkenntnisse und Koordinaten, die für eine Weichenstellung erforderlich sind. Aktuelle Praxiserfahrungen zeigen, dass das Verfahren gut funktioniert und zu einer stärkeren Qualitätsorientierung im Kommunikationsmanagement beitragen kann. Damit liefert die Due Diligence einen Impuls für gute Kommunikation.

In diesem Factbook erfahren Sie

  1. was die Due Diligence der Unternehmenskommunikation ist,
  2. wie sie den Qualitätsanspruch im Kommunikationsbusiness fördert,
  3. welche Prüfbausteine und Bewertungskriterien in das Gesamtbild einfließen,
  4. wann ein Kommunikationsaudit im Rahmen einer Due Diligence sinnvoll ist,
  5. wie die Due Diligence als Selbsttest oder vertiefende Kommunikationsanalyse abläuft,
  6. wie Sie sich bei der Umsetzung der Due Diligence professionell unterstützen lassen können,
  7. welche Ergebnisse und Vorteile das Verfahren bietet und wie es sich von anderen Ansätzen zur Qualitätsmessung unterscheidet,
  8. welche Rolle die Prüfung im Prozess der Kommunikationsplanung spielt,
  9. welche Fragen und Aspekte in den Prüfbausteinen bewertet werden,
  10. was bei der Durchführung sonst noch zu beachten ist.

1. Allgemeine Informationen

Was ist die Due Diligence der Kommunikation?

Bei der Due Diligence der Unternehmenskommunikation handelt es sich um ein vereinfachtes, systematisches Prüfverfahren, mit dem Status und Leistungsfähigkeit der Kommunikation beschrieben und bewertet werden. Es zeigt auf, was die Kommunikation eines Unternehmens aktuell leistet, was sie mit Blick auf die Erwartungen der internen und externen Stakeholder leisten muss und ob die Ressourcen sinnvoll verteilt sind.

Dazu werden 10 Prüfbausteine nach einem strukturierten Fragenraster und entlang definierter Bewertungskriterien analysiert. Die Umsetzung erfolgt entweder als Selbsttest auf mit Hilfe des essentials aus dem SpringerGabler-Verlag oder als vertiefenden Analyse, etwa im Rahmen eines Workshops gemeinsam mit einem externem Moderator. Sinnvoll ist es, erst den Selbsttest zur raschen Orientierung durchzuführen und danach, je nach Bedarf, eine umfassendere Analyse zur Beurteilung und Verbesserung besonderer kommunikationsstrategischer Aspekte anzuschließen.

Das Ergebnis der kritischen Analyse ist ein Gesamtbild der wesentlichen Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken im Kommunikationsauftritt.

Auf dieser Basis können Leistungsindikatoren („KPI“) festgelegt oder angepasst, Handlungsfelder der Kommunikation konkretisiert und die einzelnen Maßnahmen systematisch geplant werden. Die Die Diligence ist die Grundlage für die Planung und Neuausrichtung der Kommunikation. Das Verfahren wurde von Wolfgang Griepentrog und Manfred Piwinger erarbeitet und erstmals 2015 der Fachwelt vorgestellt.

Wie fördert die Due Diligence den Qualitätsanspruch im Kommunikationsbusiness?

Kommunikation ist ein dynamisches Handlungsfeld. Sie muss täglich flexibel neuen, veränderten Anforderungen und Erwartungen gerecht werden und trotzdem einen erkennbaren roten Faden haben, das heißt zum Beispiel: Marken- und Unternehmenswerte widerspiegeln. Gute Kommunikation hat den Anspruch kontinuierlicher Verbesserung. Aber um solche Prozesse anzuregen, fehlen im operativen Alltagsgeschäft oft die Zeit und auch die notwendigen Impulse. Die Due Diligence schafft eine Grundlage für die Kursbestimmung der Unternehmenskommunikation und für notwendige Optimierungen, und zwar in allen Bereichen: strategisch, operativ (bezogen auf einzelne Kommunikationsprojekte und Maßnahmen) und infrastrukturell Die Bestandsaufnahme ist Anlass zur Reflexion, die immer, wenn es um Planung und Weiterentwicklung des Kommunikationsauftritts geht, unverzichtbar ist. Sie verbessert die Planungsqualität und infolgedessen auch die Leistungsfähigkeit der Kommunikation. Sie verhindert, dass zu sehr die Vielfalt von Maßnahmen, „Quick wins“ und Einzelprojekte betrachtet werden und der Gesamterfolg der Aktivitäten darüber in den Hintergrund tritt.

Gesamtbetrachtung der 10 wichtigsten Dimensionen des Kommunikationsauftritts

Das Gesamtbild der Unternehmenskommunikation setzt sich aus 10 Dimensionen zusammen, die im Zusammenspiel die Qualität und die Leistungsfähigkeit der Kommunikation beeinflussen. Sie stellen die komplexe „DNA“ der Kommunikation dar. Diese 10 Module werden nach einem festen Schema analysiert und bewertet. Alle Dimensionen fließen in die Gesamteinschätzung ein, aber es ist möglich und sinnvoll, einzelne Bausteine dem unternehmensspezifischen Kontext anzupassen – beispielsweise auf besondere Stakeholderbedürfnisse auszurichten. Diese Details sollten jeweils schon bei der Vorbereitung der Analyse berücksichtigt werden.

Dies sind die 10 Dimensionen bzw. Fragenmodule im Überblick: Zur Bedeutung einzelner Prüfmodule empfehle ich weitergehende Betrachtungen im Blog „Glaubwürdig kommunizieren“ als ergänzende Lektüre: Wie verbessert die Due Diligence Qualität und Planung der Unternehmenskommunikation?

Die Bewertung erfolgt nach einem festgelegten Muster: Alle Fragen in allen Prüfbausteinen werden nach fünf Kriterien bewertet. Hierbei handelt es sich um die wichtigsten Eigenschaften von Maßnahmen und teilweise auch von Akteuren der Kommunikation, anders gesagt um Profilmerkmale, die nach allgemeiner Auffassung eine moderne und leistungsfähige Unternehmenskommunikation ausmachen. Daher sollten diese Kriterien in allen Bereichen der Kommunikation erfüllt sein.

Fünf Bewertungskriterien (Qualitätsmerkmale)

  • Bedarfs- und Stakeholderorientierung,
  • Innovationsstärke bzw. Modernität,
  • Wirkung und Effizienz,
  • Chancen- und Risikoorientierung,
  • Offenheit und Transparenz („Kommunikationsaffinität“ im besten Sinne).

Die Begründung und genauere Erklärung der Bewertungskriterien wird im essential ausgeführt.

Zwei Umsetzungsmöglichkeiten:
Selbsttest oder vertiefende Analyse

Selbsttest

Führen Sie die Due Diligence mit Hilfe des Arbeitsbüchleins „Due Diligence in der Unternehmenskommunikation“ selbst durch!

Das Arbeitsbüchlein aus der essential-Reihe von SpringerGabler zeigt Ihnen, wie Sie anhand von zehn Prüfbausteinen die Kommunikationsqualität und -effizienz in Ihrem Unternehmen selbst überprüfen können. Das systematische Selbstaudit versetzt Sie in die Lage, die Leistungsfähigkeit der Kommunikation sowie das Gesamtprofil der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken im internen und externen Auftritt besser einzuschätzen. Dadurch können Qualitätsaspekte und Effizienzpotenziale stärker in die Planung einbezogen und der Wertbeitrag der Kommunikation zum Unternehmenserfolg identifiziert und gesteigert werden.

Beim Selbsttest wird eine eigene Reifegradeinschätzung nach definierten Kriterien und Bewertungsmaßstäben vorgenommen.

Vertiefende Kommunikationsanalyse

Führen Sie eine umfangreichere Due Diligence mit professioneller Unterstützung auf Basis der hierfür erarbeiteten Fragebögen durch!

Als Zusatzmaterial zum essential stehen Fragebögen für die vertiefende Analyse kostenlos zur Verfügung. Die Fragen sind inhaltlich weitgehend ähnlich oder identisch, aber anders gestellt. Dies ermöglicht einen anderen Blickwinkel und dadurch eine bessere Bearbeitungstiefe. So macht es zum Beispiel einen großen Unterschied, ob nach dem Vorhandensein einer Kommunikationsplanung gefragt wird oder ob Details zur Strukturierung des Kommunikationsplans einer genaueren Betrachtung unterzogen werden sollen. Im letzteren Fall wird eine spezifische qualitative Profilbeschreibung angestrebt. Während der Selbsttest rasch durchgeführt wird, verlangt die vertiefende Kommunikationsanalyse eine umfassende Betrachtung und ggf. weitergehende Detailanalysen

Das Zusatzmaterial zum essential „Due Diligence in der Unternehmenskommunikation“ ist über diesen Link im Portal von SpringerGabler unter „Zusätzliche Informationen“ als Download kostenlos zu beziehen.


Wie können Sie sich bei der Due Diligence professionell unterstützen lassen?

  • Wenn Sie weitere Anregungen zum Selbsttest oder strategische Empfehlungen auf Basis der Selbsttest-Ergebnisse benötigen, steht Ihnen Wolfgang Griepentrog als Ansprechpartner zur Verfügung. Nutzen Sie bitte das Kontaktformular, schreiben Sie eine Mail oder rufen Sie einfach an.
  • Die vertiefende Analyse erfolgt als Workshop mit externer Moderation/Begleitung. Zur Planung, Durchführung und Moderation sowie Auswertung steht Ihnen Wolfgang Griepentrog zur Verfügung. Nutzen Sie bitte das Kontaktformular, schreiben Sie eine Mail oder rufen Sie einfach an.

Timing der Due Diligence: Wann empfiehlt sich der generelle Review der Unternehmenskommunikation?

Grundsätzlich erfordert jede Planung eine solide Basis, daher sollte das Due Diligence Verfahren einfester Bestandteil der jährlichen Kommunikationsplanung sein. Eine qualitative Analyse zeigt nämlich, welche Schwerpunkte und Veränderungen bei der Weichenstellung für das künftige Kommunikationsgeschehen vorgenommen werden sollten. Damit erhalten Kommunikationsverantwortliche eine Entscheidungsgrundlage und im Fall eines größeren Kurswechsels Argumente für die interne Diskussion.

Hilfreich ist die Due Diligence darüber hinaus immer dann, wenn man mit einzelnen Bereichen im Auftritt oder im Management der Kommunikation unzufrieden ist und Verbesserungen anstrebt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Kommunikationsmaßnahmen nicht die erwünschte Wirkung erzielen oder wenn bestehende Strukturen und Abläufe nicht mehr zu den Anforderungen passen. Den notwendigen Überblick über Anforderungen und Möglichkeiten schafft das Due Diligence Verfahren.

In der Regel besteht auch nach personellen Veränderungen auf Leitungsebene der Wunsch nach einer umfassenden Bewertung der Kommunikationssituation und der Optionen. Das gilt für einen Wechsel des CEO, in dessen Verantwortungsbereich gewöhnlich die Unternehmenskommunikation fällt, und bei Veränderungen auf der Leitungsebene der Kommunikation.

Hinzu kommen spezielle Situationen, in denen eine kommunikative Due Diligence bedeutsam sein kann, zum Beispiel bei Fusionen.

Ablauf, Dauer und Aufwand des Due Diligence Verfahrens

Das von Griepentrog/Piwinger erarbeitete vereinfachte Prüfverfahren ist kein Beratungsinstrument, sondern ein strukturierter Arbeitsprozess.

  • Als Selbsttest ist er mit einem Aufwand von wenigen Stunden umsetzbar.
  • Bei der Durchführung einer vertiefenden Analyse, z.B. im Rahmen eines Workshops, ist mehr Zeit einzuplanen. Realistisch können für diesen Prozess einschließlich Vorbereitung, Auswertung und strategischen Empfehlungen rund vier Beratertage + hausinterner Aufwand, verteilt über ein bis zwei Wochen angesetzt werden.

Wichtig: In diesen Prozess fließen zwar das Expertenwissen und die Managementerfahrungen des Moderators ein, aber er sollte „beratungsfrei“ sein und in den Einschätzungen unabhängig von möglichen Optimierungsansätzen. Empfehlungen aus Berater- und Unternehmenssicht werden erst je nach Bedarf am Ende des Prozesses abgeleitet.

Das Schaubild zeigt den möglichen Ablauf einer vertiefenden Analyse:

Ablauf der kommunikativen Due Diligence

Der Schwerpunkt liegt im vierten Schritt, der idealerweise als eintägiger Workshop umgesetzt wird.

Die gesamte Analyse von der Auftragserteilung bis zur Empfehlung ist innerhalb von ein bis zwei Wochen realisierbar.

Der Aufwand für den moderierenden externen Experten ist mit 4 Beratertagen realistisch kalkuliert. Der unternehmensinterne Aufwand insbesondere in der Vorbereitungsphase sollte nicht unterschätzt werden. Je besser die Vorbereitung und die Reflexion im Vorfeld, desto besser und zügiger gelangt man bei der Due Diligence zum Ziel.

Welche Ergebnisse und Vorteile bietet das Prüfverfahren?

Für jeden Prüfbaustein wird ein Bewertungsergebnis in wenigen Sätzen zusammengefasst und später zu einem Gesamtergebnis in Form einer übersichtlichen Gesamtbetrachtung (Selbsttest) oder einer SWOT-Betrachtung (vertiefende Anaylse) verdichtet. Die Analyse macht so alle wesentlichen Aspekte des Kommunikationsprofils und damit den Reifegrad und die Qualität der Unternehmenskommunikation auf einen Blick deutlich. Sie zeigt nicht nur, ob die gesetzen Ziele erreicht und Kommunikationserwartungen erfüllt werden, sondern auch wie dies geschieht und ob Aufwand und Ergebnis im richtigen Verhältnis stehen. Zugleich werden Widersprüche im Kommunikationsauftritt, Zieldifferenzen sowie Fehleinschätzungen von Kommunikationsverantwortlichen deutlich.

So wird nicht nur die Transparenz im Kommunikationsmanagement gewährleistet, die Due Diligence dient auch als Kompetenznachweis des Kommunikationsbereichs; denn eine solide Planungsgrundlage zu schaffen, wird intern auch als Ausdruck von Professionalität wahrgenommen.

Der Wert liegt in der Verbindung von Systematik und eigener oder unabhängiger Reifegradeinschätzung nach definierten Bewertungskrititerien.

Wie unterscheidet sich die Due Diligence von anderen Ansätzen zur Qualitätsprüfung?

In der Kommunikationsbranche gibt es keine einheitlichen Qualitätsstandards und kein allgemein anerkanntes Prüfverfahren. Das erschwert die Leistungsmessung und den Wettbewerbsvergleich im Kommunikationsbereich.

Trotzdem sind Kommunikationsmanager wegen des besonderen Wertbeitrags ihres Metiers zum Unternehmenserfolg darauf angewiesen, die Wirkung und Qualität der internen und externen Maßnahmen regelmäßig prüfen, zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Quantitative Outputmessungen, etwa die Trafficfrequenz auf Webseiten oder quantitative Medienresonanzbetrachtungen reichen nicht aus. Ebensowenig genügt die isolierte Betrachtung einzelner Kommunikationsaspekte, etwa die Performance im Pressebereich oder die Performance aus Marketingsicht. Für solche Erhebungen gibt es eine Vielzahl von Ansätzen und Modellen.

Notwendig ist vielmehr eine qualitative Gesamtbetrachtung auf Basis eines ganzheitlichen Verständnisses des Kommunikationsmanagements und zwar aus unternehmerischer, betriebswirtschaftlicher und finanzwirtschaftlicher Perspektive. Das unterscheidet die Due Diligence von anderen Ansätzen. Vorhandene Analysen, z.B. Reputationsmessungen, Erhebungen zur Markenwahrnehmung oder Mitarbeiter-Barometer, können in das Prüfverfahren einbezogen werden.

Welche Bedeutung hat das Prüfverfahren im Rahmen der Jahresplanung oder Neuausrichtung der Kommunikation?

Die Due Diligence hat einen festen Platz in der Kommunikationsplanung. Sie ist eine wichtige Stufe, die gewöhnlich im Prozess der Kommunikationsjahresplanung oder bei der Neuausrichtung durchlaufen wird.

Schafft man es, all diese Aspekte als Basis für die Kommunikationsplanung angemessen zu beleuchten?

Der strukturierte Fragenkatalog ist umfangreich. Manch einer mag sich fragen, ob man solch eine Analyse überhaupt durchführen kann, ohne sich im Detail zu verzetteln. Die Antwort lautet: Es ist möglich, gerade weil die Struktur zur Disziplin zwingt und das Ziel eben kein breites Analyseergebnis, sondern eine knapp verdichtete, fundierte Gesamtbetrachtung ist. Diese passt idealerweise auf ein Chart. Die Kunst liegt darin, die einzelnen Bewertungen richtig auf den Punkt zu bringen.


Weitere Fragen zur Umsetzung…

Kann man die Analyse abkürzen?

Grundsätzlich sollten im Rahmen der Kommunikationsplanung keine wesentlichen Facetten des Kommunikationsprofils unberücksichtigt bleiben. Allerdings können die einzelnen Module unterschiedliche Gewichtung bekommen und damit auch eine unterschiedlich starke Bearbeitungstiefe haben. Unternehmen, die sich zum Beispiel in besonderer Weise als starke Unternehmensmarke mit bestimmten Markenwerten profilieren und deren Markenauftritt die Kommunikation dominiert, werden sich möglichweise stärker um das Identity Management, um Einheitlichkeit und Passgenauigkeit im Stil kümmern. Unternehmen, die sich überhaupt nicht als Unternehmensmarke begreifen bzw. keine entsprechende Strategie formuliert haben, werden sich mit diesen Themen nur knapp beschäftigen.

Wichtig: Am Ende zählt nicht die Vollständigkeit des Gesamtergebnisses, sondern die Passgenauigkeit gemessen an den Anforderungen, die an die Kommunikation gestellt werden, und an dem Anspruch.

Gute Vorbereitung beschleunigt den Prozess bzw. stellt eine zügige Umsetzung sicher. Vor allem bei Zusammenarbeit mit einem externen Moderator können die Ansprechpartner auf Unternehmensseite durch eine eigene gute Vorbereitung dazu beitragen, dass im Prüfverfahren (bzw. im Workshop) keine Fragen unbeantwortbar bleiben. Idealerweise bearbeiten sie vorab den Fragenkatalog, nehmen eigene Einschätzungen vor, nehmen sich vor dem Workshop Zeit zur Reflektion und bringen all das dann in das Verfahren ein. Die Vorrecherche des Moderators und die Vorarbeiten im Unternehmen zusammen sind die optimale Basis.

Weiterführende Lesetipps

Verlagsinformationen zum Arbeitsbüchlein in der essential-Reihe von SpringerGabler:

  • Griepentrog, Wolfgang/Piwinger, Manfred: Due Diligence in der Unternehmenskommunikation – Mit den richtigen Fragen zum Kommunikationserfolg. Springer Gabler, Wiesbaden, 2017. Hier der Link zur Verlagsseite
  • Erste Präsentation der Due Diligence in einem Beitrag von „Kommunikationsmanagement“:Die erste ausführliche Beschreibung der Due Diligence erschien in der Septemberlieferung 2015 von „Kommunikationsmanagement“: Griepentrog, Wolfgang/Piwinger, Manfred: Due Diligence der Unternehmenskommunikation – Audit zur Überprüfung der Kommunikationsfähigkeit und Kommunikationseffizienz in Unternehmen. In: Bentele, Günter/Piwinger, Manfred/Schönborn, Gregor (Hrsg.): Kommunikationsmanagement (Losebl. 2001 ff.), Art.-Nr. 4.44 (September 2015). Köln: Luchterhand.
  • Ausführliche Rezension der Due Diligence in „Kommunikationsmanagement“ durch Prof. Dr. Markus Kiefer: Eine umfassende Rezension des bei SpringerGabler publizierten Arbeitshefts „Due Diligence in der Unternehmenskommunikation“ durch Markus Kiefer erschien in der Novemberlieferung 2018 von „Kommunikationsmanagement“: Bentele, Günter/Piwinger, Manfred/Schönborn, Gregor (Hrsg.): Kommunikationsmanagement (Losebl. 2001 ff.), Art.-Nr. 4.44 (November 2018). Köln: Luchterhand.
  • Interview (zum erweiterten Themenfeld) mit Wolfgang Griepentrog im PR-Journal: Durch verbesserte Planung zu mehr Kosteneffizienz.

Blogbeiträge zum Thema:


Jetzt sind Sie an der Reihe…

Dieses Factbook enthält Anregungen und Impulse zum Weiterdenken. Was aber allein zählt, ist die Praxis: Ihre Bereitschaft, den Status und die Potenziale der Kommunikation konkret zu erfassen. Nutzen Sie diesen Impuls!


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